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Le temps : un élément clé pour bien gérer le travail à l’atelier

"Les travaux de réparation et de révision effectués à l’atelier sont planifiés par les réceptionnaires : en gérant les réservations, les réceptionnaires déterminent le flot des interventions et le volume d’heures de main-d’œuvre facturable aux clients. A gérer le planning atelier, les réceptionnaire influent ainsi directement sur l’efficacité de leurs collègues et les bénéfices réalisés à l’atelier."

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Le temps représente le produit principal de vente

Les ateliers combinent trois façons de facturer la main-d’œuvre au client :

  • Le total des heures sur une ligne après détail du prix de vente des pièces ;
  • Un forfait incluant les pièces et un prix fixe pour la main-d’œuvre (par exemple un forfait révision des 5000 km) ;
  • Le détail pour chaque pièce du temps de travail associé.

 

Dans les trois cas, c’est du temps que l’on facture : il est donc primordial de gérer au mieux les réservations.

La particularité de la main-d’œuvre est que sa durée de vie est limitée : contrairement à une pièce stockable (si elle n’est pas vendue un jour, elle pourra l’être le lendemain), une heure de présence à l’atelier qui n’est pas facturée est perdue et ne pourra pas être facturée le lendemain.

Mieux planifier et organiser le temps de travail pour vendre plus

Imaginons un atelier composé de 5 compagnons présents 8 heures par jour à l’atelier. La gestion des réservations pourrait être simple : on devrait pouvoir planifier 40 interventions d’une heure.

 

C’est sans compter sur les fluctuations suivantes :

 

  • Gains de temps : une intervention plus rapide que prévu ;
  • Pertes de temps : attente de l’autorisation du client, pièces non disponibles à temps ;
  • Manque de moyens : personnel absent, clients qui se présentent sans rendez-vous.

Pour augmenter le bénéfice de l’atelier, il faut augmenter le nombre d’heures facturables :

 

  • En améliorant l’efficacité des compagnons pour réduire le temps moyen des interventions ;
  • En évitant les heures improductives, en particulier le temps d’attente des compagnons.

Mesurer l'efficacité : les calculs à maîtriser

  • Efficacité globale = heures facturées*100/heures de présence

Dans notre exemple si 5 compagnons sont présents 8 heures par jour et que 45 heures sont facturées dans la journée leur efficacité globale est de : 45*100/40 = 112,5%

Compte tenu de cette efficacité, et malgré les facteurs (prévisibles, comme les clients qui arrivent sans rendez-vous et que l’on doit pouvoir comptabiliser, ou imprévisibles comme un employé absent ou une panne) qui peuvent retarder le planning, les réceptionnaires doivent prévoir 45 heures d’intervention : mieux vaut prévoir plus que pas assez !

  • Efficacité productive = heures facturées*100/heures productives.
  • Efficacité facturable = heures productives*100/heures facturables.

Si l’on compte 32 heures productives sur les 40 heures de présence des compagnons, leur efficacité productive est de 141 % et l’efficacité facturable de 80 %.

Ces chiffres nous renseignent sur l’efficacité productive supérieure à l’efficacité globale, mais sur une perte d’efficacité liée à des heures improductives sur lesquelles on peut agir grâce aux réceptionnaires en charge des réservations.

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